Czym jest Portal klienta

Portal klienta to odrębny interfejs użytkownika końcowego w systemie Codenica ITSM + ITAM. Przeznaczony jest dla osób obsługiwanych przez dział wsparcia - pracowników lub klientów zewnętrznych, którzy chcą zgłaszać problemy, przeglądać swoje zgłoszenia oraz korzystać z udostępnionych im zasobów.

Portal działa w przeglądarce, jest dostępny z dowolnego miejsca i urządzenia (telefon, tablet, komputer) i jest połączony z tym samym środowiskiem danych co główny moduł aplikacji. Użytkownik widzi wyłącznie informacje, do których został uprawniony przez administratora.

  • Korzystanie z bazy wiedzy.
  • Tworzenie i przeglądanie zgłoszeń (ticketów).
  • Komunikacja wewnętrzna z działem wsparcia (czat i wiadomości).
  • Dostęp do przypisanych zasobów i dokumentów (jeżeli został włączony).
  • Dostęp do przypisanych notatek i potwierdzeń odbioru (jeżeli został włączony).
  • Personalizowany wygląd portalu zgodny z identyfikacją wizualną firmy.

Administrator może dostosować wygląd portalu poprzez ustawienie banera firmowego z logo, kolorystyki oraz wybranych elementów identyfikacji wizualnej, dzięki czemu portal może być spójny z marką firmy lub działu IT. Widoczny na screenie poniżej baner fikcyjnej firmy Oriale jest demonstracyjny, w to miejsce administrator umieszcza baner swojej firmy.

Widok Portalu klienta w systemie Codenica ITSM + ITAM z listą zgłoszeń oraz panelem nawigacyjnym użytkownika

Widok interfejsu użytkownika

Portal klienta posiada uproszczony i czytelny interfejs przeznaczony dla obsługiwanych przez dział wsparcia użytkowników końcowych. W centralnej części widoczna jest lista rozwiązań, nazywanych także artykułami bazy wiedzy. To zestaw różnych instrukcji krok po kroku opisanych przez dział wsparcia dla powtarzających się problemów użytkowników. Menu nawigacyjne umożliwia szybki dostęp do zgłoszeń, zasobów, modułów komunikacji itp. - w zależności od przydzielonych uprawnień. Układ został zaprojektowany tak, aby użytkownik mógł w kilku krokach utworzyć zgłoszenie lub sprawdzić jego aktualny status.

Jak udostępnić Portal klientowi

Aby klient lub pracownik mógł korzystać z Portalu klienta, administrator lub agent systemu musi najpierw utworzyć użytkownika w ewidencji, poprawnie wypełniając jego pole e-mail. Adres e-mail staje się loginem użytkownika w Portalu klienta. Proces konfiguracji jest prosty i zajmuje zaledwie kilka minut.

  1. Utwórz lub edytuj konto pracownika lub klienta (np. MENU → PRACOWNICY → DODAJ) i zapisz zmiany.
  2. Otwórz właściwości danego pracownika lub klienta, klikając przycisk Edytuj (np. w panelu IT Manager widocznym po prawej stronie aplikacji).
  3. Przejdź do zakładki Portal.
  4. Kliknij przycisk Wygeneruj hasło (kontrolka właściwości musi być w trybie edycji, aby przycisk był aktywny).

Po wygenerowaniu hasła system utworzy losowe hasło dostępu i wyśle je automatycznie na adres e-mail użytkownika. Hasło można później zmienić samodzielnie po pierwszym logowaniu.

Alternatywne logowanie SSO (OAuth2)

Codenica ITSM + ITAM wspiera logowanie jednokrotne (SSO) oparte na OAuth2. Użytkownik może zalogować się do Portalu klienta bez podawania hasła, korzystając z konta Microsoft lub Google.

W takim przypadku proces autoryzacji odbywa się po stronie wybranego dostawcy. Do systemu Codenica przekazywany jest jedynie token potwierdzający poprawne uwierzytelnienie wraz z adresem e-mail użytkownika. Mechanizm ten nie przekazuje haseł ani innych danych logowania i jest rekomendowanym sposobem dostępu.

Widok szczegółowy pracownika w systemie Codenica ITSM + ITAM z otwartą zakładką Portal w panelu IT Manager oraz przyciskiem Wygeneruj hasło

Nadawanie dostępu do Portalu klienta

Dostęp do Portalu klienta nadawany jest z poziomu właściwości pracownika lub klienta. Najwygodniej wykonać to przy użyciu panelu pomocniczego IT Manager, widocznego po prawej stronie aplikacji. Po wybraniu użytkownika należy przejść do zakładki Portal i skorzystać z opcji Wygeneruj hasło. Po zapisaniu zmian system automatycznie wysyła dane dostępowe na adres e-mail przypisany do użytkownika. Od tego momentu użytkownik może zalogować się do Portalu klienta i korzystać z przydzielonych funkcji.

Kto korzysta z Portalu klienta

Portal klienta przeznaczony jest dla użytkowników końcowych, którzy nie zarządzają systemem, ale potrzebują kontaktu z działem IT lub dostępem do swoich zgłoszeń.

  • Klienci zewnętrzni obsługiwani przez firmę IT.
  • Pracownicy wewnętrzni zgłaszający problemy do działu IT.
  • Użytkownicy posiadający ograniczony dostęp do systemu.

Portal nie jest przeznaczony dla administratorów ani agentów odpowiedzialnych za obsługę zgłoszeń w głównym module aplikacji.

Co pracownik lub klient może zrobić w portalu

  • Utworzyć nowe zgłoszenie.
  • Odpowiadać w istniejących zgłoszeniach.
  • Sprawdzać status i historię komunikacji.
  • Korzystać z bazy wiedzy w celu samodzielnego rozwiązania problemu.
  • Przeglądać przypisane mu zasoby, dokumenty, notatki, potwierdzenia (jeśli administrator włączył taką funkcję).
  • Komunikować się z działem wsparcia za pomocą wewnętrznego czatu firmowego i systemu poczty wewnętrznej.

Zakres dostępnych funkcji zależy od konfiguracji wykonanej przez administratora systemu.

Różnica między Portalem klienta a głównym modułem aplikacji

Portal klienta jest uproszczonym interfejsem przeznaczonym tylko dla obsługiwanych przez dział wsparcia użytkowników końcowych (pracowników lub klientów zewnętrznych). Główny moduł aplikacji Codenica ITSM + ITAM służy do zarządzania zgłoszeniami, zasobami, konfiguracją systemu oraz automatyzacjami.

  • W portalu użytkownik widzi wyłącznie swoje zgłoszenia.
  • Nie może modyfikować zasobów ani zarządzać innymi użytkownikami.
  • Nie ma dostępu do konfiguracji systemu ani ustawień administracyjnych.

Główny moduł aplikacji przeznaczony jest dla agentów i administratorów, którzy obsługują zgłoszenia, zarządzają infrastrukturą IT oraz konfigurują procesy.

Podsumowanie

Portal klienta w systemie Codenica ITSM + ITAM stanowi środowisko komunikacji pomiędzy użytkownikiem końcowym a działem IT. Oddziela on funkcje administracyjne od operacyjnych i pozwala bezpiecznie udostępnić klientom lub pracownikom wyłącznie te elementy systemu, które są im potrzebne. Dzięki integracji z systemem ticketowym, bazą wiedzy oraz modułami komunikacji, Portal klienta wspiera codzienną pracę zespołów zespołów helpdesk i Service Desk. Użytkownik otrzymuje jedno, spójne miejsce do zgłaszania problemów, śledzenia statusów oraz kontaktu z działem wsparcia. Wdrożenie Portalu klienta w ramach procesów ITSM zwiększa przejrzystość obsługi zgłoszeń, porządkuje komunikację z działem IT i ogranicza rozproszenie informacji pomiędzy różnymi narzędziami. To praktyczne rozszerzenie głównego modułu aplikacji, które usprawnia współpracę między użytkownikami a zespołem wsparcia technicznego.