W praktyce zarządzania IT bardzo szybko okazuje się, że gotowe, sztywne listy opcji przestają wystarczać. Każda firma inaczej opisuje sprzęt, inaczej kategoryzuje zgłoszenia i używa własnych nazw dla statusów, typów czy priorytetów. Dlatego w Codenica ITSM + ITAM ogromny nacisk położono na możliwość definiowania własnych list wyboru, tagów, kategorii, statusów i słowników, dopasowanych do realnego sposobu pracy organizacji. Niezależnie od tego, czy prowadzisz ewidencję i inwentaryzację sprzętu, zarządzasz zgłoszeniami w systemie ticketowym, obsługujesz użytkowników w ramach helpdesk lub service desk, czy tworzysz artykuły w bazie wiedzy - możliwość konfiguracji własnych opcji znacząco ułatwia codzienną pracę i pozwala zachować spójność danych. W tym artykule pokażemy, jak w prosty sposób:

  • zamienić dowolne pola tekstowe w ewidencji i inwentaryzacji na listę wyboru,
  • zdefiniować własne opcje i klasyfikacje w systemie ticketowym,
  • skonfigurować słowniki dla statusów zadań, zapotrzebowań, rozwiązań w bazie wiedzy oraz innych elementów systemu.

Dzięki temu Codenica ITSM + ITAM może być dopasowana zarówno do prostych scenariuszy, jak i do bardziej rozbudowanych procesów IT, bez konieczności zmiany sposobu pracy zespołu.

Listy wyboru w ewidencji i inwentaryzacji - pełna kontrola nad danymi

W ewidencji i inwentaryzacji bardzo szybko pojawia się potrzeba standaryzacji danych. Statusy pracowników, role użytkowników, typy klientów, stany sprzętu czy własne klasyfikacje zasobów - wszystko to powinno być spójne, czytelne i łatwe do filtrowania. Dlatego w Codenica ITSM + ITAM każde pole tekstowe może zostać w prosty sposób zamienione w listę wyboru, bez pisania kodu i bez skomplikowanej konfiguracji.

Dotyczy to wszystkich elementów ewidencji i inwentaryzacji, takich jak pracownicy, klienci, sprzęt, oprogramowanie czy dowolne własne typy obiektów. Przykładowo pole Status w karcie pracownika lub klienta może działać jako zwykłe pole tekstowe albo jako rozwijana lista z predefiniowanymi opcjami.

W ustawieniach każdego pola tekstowego dostępne są dwa niezależne mechanizmy, które pozwalają stworzyć listę wyboru dopasowaną do sposobu pracy Twojej organizacji:

  • Opcje dynamiczne - system automatycznie buduje listę wartości na podstawie danych, które już istnieją w bazie. Po włączeniu tej opcji przy polu pojawia się ikona listy, a po jej kliknięciu użytkownik może wybrać jedną z wcześniej używanych wartości. To idealne rozwiązanie tam, gdzie dane ewoluują w czasie, ale chcesz zachować spójność nazewnictwa.
  • Opcje statyczne - pozwalają ręcznie zdefiniować własną listę wartości, na przykład statusów lub kategorii. Wystarczy wpisać opcje rozdzielone średnikiem, a pole automatycznie zamieni się w klasyczny dropdown z wyborem tylko tych wartości. Dzięki temu masz pełną kontrolę nad tym, co może zostać zapisane w ewidencji.

Opcje statyczne i dynamiczne można stosować w dowolnym języku, co pozwala tworzyć unikalne słowniki dopasowane do struktury firmy, klientów lub kraju, w którym działa organizacja. Tak skonfigurowana ewidencja i inwentaryzacja staje się nie tylko czytelniejsza, ale też znacznie łatwiejsza do filtrowania, raportowania i dalszej automatyzacji procesów IT.

Drzewko pomocnicze IT Manager - pole Status w ewidencji pracownika z rozwijaną listą wyboru w systemie Codenica ITSM + ITAM

Drzewko pomocnicze IT Manager - widok pola z listą wyboru w ewidencji. Przykład właściwości elementu Pracownik lub Klient, gdzie pole Status działa jako rozwijana lista. Użytkownik wybiera jedną z dostępnych opcji zamiast wpisywać dowolny tekst, co zapewnia spójność danych w całym systemie.

Ustawienia pola tekstowego z włączonymi opcjami statycznymi i dynamicznymi w ewidencji i inwentaryzacji Codenica ITSM + ITAM

Aby skonfigurować pole Status jako listę wyboru, należy przejść do ustawień właściwości danego typu danych. Konfiguracja wygląda bardzo podobnie niezależnie od tego, czy pracujesz na pracownikach, klientach czy zasobach w ewidencji i inwentaryzacji.

  1. Otwórz Ustawienia systemu.
  2. Jeżeli konfigurujesz pole dla pracowników lub klientów, przejdź do sekcji Pracownicy i kliknij przycisk Dostosuj.
  3. Jeżeli konfigurujesz pole dla zasobów w ewidencji i inwentaryzacji, przejdź do Ewidencja → Zasoby, a następnie wskaż konkretny model zasobu, dla którego chcesz zmienić właściwości.
  4. Przejdź do zakładki Właściwości, w której widoczna jest lista wszystkich pól dostępnych dla danego typu danych.
  5. Odszukaj właściwość Status (lub inne pole tekstowe, które chcesz zamienić na listę wyboru).
  6. Kliknij przycisk edycji przy właściwości Status, aby otworzyć jej ustawienia.

Statusy, kategorie, tagi i inne opcje w systemie ticketowym

W nowoczesnym systemie ticketowym nie ma jednego, uniwersalnego zestawu statusów, kategorii czy tagów, który sprawdzi się w każdej organizacji. Inaczej pracuje wewnętrzny helpdesk, inaczej service desk obsługujący klientów zewnętrznych, a jeszcze inaczej zespoły IT działające w modelu outsourcingowym lub MSP. Dlatego w Codenica ITSM + ITAM to użytkownik systemu sam definiuje wszystkie opcje wyboru, które pojawiają się w zgłoszeniach.

Możesz samodzielnie określić:

  • jakie statusy przechodzi zgłoszenie w trakcie obsługi,
  • jakie kategorie opisują typy problemów lub usług,
  • jakie tagi są używane do dodatkowego oznaczania zgłoszeń,
  • jakie priorytety, działy, lokalizacje lub inne klasyfikacje są dostępne w formularzu.

Każda z tych opcji jest w pełni konfigurowalna i może być dostosowana do procesów obowiązujących w Twoim systemie helpdesk lub service desk. Dzięki temu system ticketowy idealnie odwzorowuje rzeczywisty sposób pracy zespołu, zamiast wymuszać dostosowanie się do sztywnego narzędzia. Dodatkowo każda kategoria, status czy tag może zostać oznaczona kolorem, co znacząco poprawia czytelność list zgłoszeń i ułatwia szybką ocenę ich stanu. Kolory są konfigurowane centralnie w ustawieniach systemu - szczegóły opisaliśmy w osobnym artykule: Ustawianie kolorów i ikon.

Takie podejście sprawia, że system ticketowy Codenica jest otwarty na dowolne procesy IT - od prostego helpdesku wewnętrznego, po rozbudowany service desk obsługujący wiele firm i kontraktów.

Zgłoszenie w systemie ticketowym Codenica ITSM + ITAM z konfigurowalnymi polami: lokalizacja, dział, status, kategoria i priorytet

Widok zgłoszenia w systemie ticketowym. Formularz zgłoszenia z widocznymi polami wyboru, takimi jak Lokalizacja, Dział, Status, Kategoria oraz Priorytet. Wszystkie te opcje są w pełni konfigurowalne przez użytkownika systemu helpdesk i service desk, łącznie z ich nazwami oraz kolorami.

Ustawienia statusów w systemie ticketowym Codenica ITSM + ITAM z opcjami statycznymi wpisanymi jako lista wyboru

Ustawienia opcji Status w systemie ticketowym. Widok edycji właściwości Status z zaznaczonym polem Opcje statyczne, w którym statusy zgłoszeń zostały wpisane ręcznie i rozdzielone znakiem średnika. W ten sposób system ticketowy buduje listę wyboru dostępną bezpośrednio w formularzu zgłoszenia.

Jak skonfigurować statusy i inne pola w systemie ticketowym

Konfiguracja list wyboru w systemie ticketowym odbywa się centralnie w ustawieniach i działa analogicznie do mechanizmu znanego z ewidencji i inwentaryzacji.

  1. Otwórz Ustawienia systemu.
  2. W grupie Service Desk kliknij pozycję Zgłoszenie.
    Jeżeli konfigurujesz inne formularze, takie jak Zmiana, Problem lub Wydanie, wybierz je analogicznie z tej samej grupy.
  3. Przejdź do zakładki Właściwości.
  4. Na liście dostępnych pól (ponad 60 właściwości dla zgłoszenia) odszukaj właściwość Status lub inną, którą chcesz skonfigurować.
  5. W polu Opcje statyczne wpisz własne wartości, rozdzielając je znakiem średnika, np.:
    Nowe;W trakcie;Oczekuje na klienta;Zamknięte
  6. Zapisz zmiany i zrestartuj aplikację - od tego momentu statusy będą dostępne jako lista wyboru w formularzu zgłoszenia.

Zmiany są widoczne natychmiast we wszystkich formularzach systemu ticketowego i obowiązują zarówno w interfejsie agentów helpdesk, jak i w portalu klienta service desk.

Statusy, kategorie i tagi zadań, notatek, zapotrzebowań, rozwiązań w bazie wiedzy i pozostałych elementów

Mechanizm definiowania własnych list wyboru w Codenica ITSM + ITAM nie kończy się na ewidencji i systemie ticketowym. Ten sam spójny model konfiguracji dostępny jest również dla pozostałych elementów systemu, takich jak zadania, notatki, zapotrzebowania, akceptacje, potwierdzenia oraz artykuły w bazie wiedzy. Dzięki temu cały system niezależnie od modułu może działać w oparciu o jednolite, w pełni konfigurowalne słowniki.

Administrator systemu sam decyduje, jakie statusy, kategorie, sekcje i tagi obowiązują w danym obszarze. System niczego nie narzuca - nie ma z góry zdefiniowanych „sztywnych” procesów. To użytkownik określa, jak wygląda cykl życia zadania, zapotrzebowania czy artykułu w bazie wiedzy, dostosowując go do realnego sposobu pracy zespołu.

Listy wyboru mogą być definiowane między innymi dla:

  • zadań powiązanych ze zgłoszeniami i zasobami,
  • notatek technicznych i operacyjnych,
  • zapotrzebowań i wniosków,
  • akceptacji i potwierdzeń (np. odbioru sprzętu lub wykonania czynności),
  • rozwiązań i artykułów w bazie wiedzy.

Podobnie jak w systemie ticketowym, każda z tych opcji może być dodatkowo oznaczona kolorem, co znacząco poprawia czytelność, ułatwia filtrowanie i pozwala błyskawicznie rozpoznawać stan elementu w widokach list i szczegółów.

Ustawienia globalnych statusów i kategorii dla zadań, notatek i zapotrzebowań w systemie Codenica ITSM + ITAM

Globalne statusy i kategorie w ustawieniach systemu. Widok grupy Globalne, w której definiowane są statusy i kategorie wykorzystywane między innymi przez zadania, notatki, zapotrzebowania, akceptacje i potwierdzenia. Jedna centralna konfiguracja pozwala zachować spójność w całym systemie.

Opcje statyczne statusów dla zadań i zapotrzebowań w ustawieniach Codenica ITSM + ITAM

Konfiguracja statusów dla zadań i zapotrzebowań. Przykład kontrolki, w której administrator definiuje własną listę statusów, wpisując je jako opcje statyczne rozdzielone średnikami. Tak zdefiniowane wartości natychmiast stają się listą wyboru dostępną w formularzach zadań i zapotrzebowań.

Dla artykułów w bazie wiedzy dostępna jest osobna grupa ustawień. Wchodząc w Service Desk → Rozwiązania, można zdefiniować własne kategorie, sekcje i tagi dla artykułów. Pozwala to budować przejrzystą, logiczną strukturę wiedzy, dostosowaną do klientów, pracowników, działów lub rodzaju obsługiwanych problemów.

Podsumowanie

Mechanizm własnych list wyboru w Codenica ITSM + ITAM został zaprojektowany jako fundament całego systemu, a nie dodatek do pojedynczego modułu. Te same zasady konfiguracji obowiązują w ewidencji i inwentaryzacji, w systemie ticketowym helpdesk i service desk, a także w zadaniach, zapotrzebowaniach, notatkach oraz bazie wiedzy. Dzięki temu użytkownik pracuje w jednym, spójnym środowisku, niezależnie od tego, z jakiego obszaru systemu korzysta. To Ty decydujesz, jakie statusy, kategorie, tagi, sekcje i klasyfikacje istnieją w systemie. Nie ma narzuconych schematów, zamkniętych słowników ani sztywnych procesów. Możesz odwzorować dokładnie taki model pracy, jaki funkcjonuje w Twojej organizacji. Dzięki możliwości definiowania opcji statycznych i dynamicznych, a także ich kolorowania, dane stają się czytelne, spójne i łatwe do analizy.