Wprowadzenie do importu danych w zarządzaniu zasobami IT

Efektywne zarządzanie zasobami IT wymaga szybkiego i wiarygodnego wprowadzenia danych do centralnej ewidencji IT. Import danych jest kluczowym elementem nowoczesnej inwentaryzacji IT, ponieważ eliminuje konieczność ręcznego przepisywania informacji, zmniejsza ryzyko błędów i znacząco skraca czas potrzebny na rozpoczęcie pracy z systemem. Codenica ITSM + ITAM obsługuje wiele metod importu, pozwalając na szybkie pozyskanie szczegółowych danych o komputerach, urządzeniach, licencjach, użytkownikach oraz oprogramowaniu. W praktyce organizacje często posiadają dane rozproszone w wielu źródłach, a proces ich konsolidacji jest trudny bez odpowiedniej automatyzacji. Dlatego system oferuje możliwość importu z plików XML, JSON i CSV, integrację ze skanerem Codenica PC Audit Scanner, a także pełną migrację z aplikacji desktopowych Ewida Standard i Ewida Audit. Dostępny jest również import pracowników z Azure Entra ID, co dodatkowo usprawnia utrzymanie aktualnej ewidencji pracowników. Wszystkie te metody mają jeden cel: umożliwić rzetelną i pełną inwentaryzację IT oraz zapewnić, że dane o zasobach będą zawsze spójne i aktualne. Import danych jest także istotnym elementem dalszych procesów ITAM i ITSM, takich jak audyty, przypisania, licencjonowanie, raportowanie oraz analizy.

Jeżeli dopiero planujemy przygotowanie plików eksportu z innego źródła danych i nie znamy struktury pliku - najlepiej jest zacząć od wygenerowania pliku eksportu z Codenica ITSM + ITAM i podejrzeć gotowy plik wybranego formatu. Zrobimy to z menu dowolnej listy.

Lista urządzeń IT w systemie Codenica ITSM + ITAM z rozwiniętym menu eksportu danych

Lista zasobów IT (urządzeń) wraz z górnym menu operacji. Z poziomu tej listy administrator może wyeksportować dane do plików XML, JSON lub CSV. Funkcja eksportu pozwala przygotować wzorcowy plik importu, który można następnie edytować lub wykorzystać do migracji danych z innych systemów.

Ważne ustawienia importu danych

Jak zauważymy na poniższych screenach w każdej sekcji różnych typów importów część ustawień jest wspólna dla wszystkich. Poniżej wyjaśnienia tych ustawień.

  • Nazwa źródła importu - to bardzo ważne ustawienie, jeżeli synchronizujemy cyklicznie dane ewidencji z np. różnych firm. W takim przypadku ustalmy samodzielnie te nazwy np. firma ABC, firma CDE itd. Dzięki temu dane będą poprawnie lokalizowane i uaktualniane w inwentaryzacji.
  • Zbiór danych - określa typ zbiorów jak zasoby (sprzęt, oprogramowanie), dokumenty, pracownicy/klienci czy dostawcy.
  • Typ elementu - to wewnętrzny podział zasobów na modele w ewidencji (komputer, urządzenie, licencja itd.)
  • Typ komputera - to ustawienie kompatybilne z Ewida Standard, gdzie panuje określenie Zestaw. Możemy w Codenica ITSM + ITAM dalej go używać, bądź ewidencjonować komputery jako typ komputer
  • Lokalizacja, Dział, Sekcja, Numer pokoju - to główne pola lokalizujące obiekty w ewidencji. Są bardzo ważne ponieważ dzięki nim możemy rozdzielać całą inwentaryzację na różne firmy, ich oddziały oraz wenętrzne lokacje.

Import danych z plików XML, JSON i CSV

Import danych z plików XML, JSON i CSV to jedna z najbardziej wszechstronnych metod pozyskiwania informacji do systemu Codenica ITSM + ITAM. Firmy często przechowują dane w arkuszach kalkulacyjnych lub eksportują je z innych systemów zarządzania zasobami IT, dlatego możliwość ich bezpośredniego zaimportowania jest niezwykle ważna.

Format CSV jest szczególnie popularny w inwentaryzacji IT, ponieważ pozwala na łatwą edycję danych w Excelu, umożliwiając szybkie poprawki i przygotowanie zestawów do importu.

Format JSON umożliwia zapisywanie bardziej złożonych struktur danych - na przykład list oprogramowania, urządzeń lub konfiguracji sprzętowych - co sprawia, że idealnie nadaje się do precyzyjnego odwzorowania środowiska IT.

Format XML natomiast jest wciąż szeroko wykorzystywany w systemach korporacyjnych i doskonale nadaje się do wymiany danych pomiędzy aplikacjami.

Codenica ITSM + ITAM potrafi przetwarzać te pliki w sposób inteligentny, tworząc obiekty takie jak komputery, licencje, użytkownicy czy lokalizacje. Dzięki temu cały proces tworzenia ewidencji IT przebiega szybko i bez ryzyka generowania błędów typowych dla pracy ręcznej. Import z plików umożliwia także cykliczne aktualizowanie danych - co jest szczególnie ważne dla firm, które prowadzą regularną inwentaryzację IT. Administratorzy mogą wykonywać importy pełne, częściowe oraz aktualizujące, w zależności od potrzeb. To uniwersalna i bardzo elastyczna metoda pracy z danymi organizacji.

Ekran importu danych z plików XML, JSON i CSV w systemie Codenica ITSM + ITAM

Import plików umożliwia wczytanie danych zapisanych w formatach XML, JSON lub CSV.Administrator ustawia źródło importu, typ zbioru danych oraz sposób aktualizacji istniejących rekordów. Jest to podstawowa metoda migracji danych z plików oraz integracji z innymi systemami.

Import danych z Codenica PC Audit Scanner

Codenica PC Audit Scanner to podstawowe narzędzie do szybkiej i automatycznej inwentaryzacji komputerów firmowych. Narzędzie odczytuje konfigurację sprzętową, wykryte aplikacje oraz kluczowe informacje systemowe - bez instalowania czegokolwiek na skanowanym komputerze. Wyniki zapisywane są w plikach, które można zaimportować do systemu Codenica ITSM + ITAM, co przyspiesza budowanie ewidencji IT nawet o kilkaset procent. Skaner może być uruchamiany z pendrive’a, z sieci lub za pomocą skryptów automatyzujących proces. Dzięki temu nadaje się zarówno do audytów wewnętrznych, jak i zewnętrznych. Import ze skanera tworzy obiekty komputerów, urządzeń oraz wykrytego oprogramowania, umożliwiając natychmiastową analizę licencyjną i sprzętową. To jedno z najważniejszych narzędzi przy pierwszym uruchomieniu systemu ITAM w organizacji. Skaner jest całkowicie darmowy i pozwala wykonać pełną inwentaryzację IT nawet w dużych firmach. Więcej o procesie audytu IT.

Link do pobrania darmowego narzędzia do skanowania Codenica PC Audit Scanner (ZIP):
https://codenica.pl/download/CodenicaPCScanner.zip

Ekran importu wyników audytu z Codenica PC Audit Scanner do systemu Codenica ITSM + ITAM

Import danych z Codenica PC Audit Scanner pozwala wczytać wyniki audytu sprzętu i oprogramowania. System automatycznie tworzy komputery, przypisane urządzenia oraz wykryte aplikacje. Jest to najszybszy sposób wykonania pierwszej inwentaryzacji IT w organizacji.

Import danych z Ewida Standard

Ewida Standard to klasyczne oprogramowanie desktopowe, które od ponad 20 lat jest używane w tysiącach firm w Polsce do prowadzenia ewidencji zasobów IT. Wiele organizacji posiada w nim bogate archiwa danych - komputery, licencje, oprogramowanie, dokumenty czy lokalizacje. Codenica ITSM + ITAM umożliwia pełny import tej bazy danych z zachowaniem powiązań i relacji. Proces importu pozwala płynnie przenieść się z systemu desktopowego na nowoczesną platformę webową, bez utraty jakiejkolwiek informacji historycznej. System odtwarza powiązania komputer-użytkownik, licencja-oprogramowanie, dokument-zasób oraz wiele innych relacji. To rozwiązanie idealne dla organizacji, które chcą unowocześnić zarządzanie zasobami IT i jednocześnie zachować całą dokumentację. Wielu klientów migruje dane do Codenica ITSM + ITAM, ponieważ potrzebują ewidencji dostępnej online oraz dostosowanej do pracy wielodziałowej. Import z Ewida Standard pozwala na natychmiastową kontynuację pracy w nowym systemie, bez konieczności ręcznego przenoszenia danych.

W ustawieniach importu mamy dostępny checkbox, po zaznaczeniu którego wymusimy pełną synchronizację danych między Ewida Standard a Codenica ITSM + ITAM - bądźmy ostrożni (!) - zaznaczając tę opcję elementy, których nie ma w pliku eksportu z Ewida Standard zostaną także usunięte z Codenica ITSM + ITAM.

Ewida Standard wymaga wieczystej licencji PREMIUM OPEN w cenie 1 500 zł netto.

Licencje można zamówić poprzez formularz zamówienia:
https://codenica.pl/order/

Link do pobrania Ewida Standard (instalator):
https://codenica.pl/download/ewida-setup.exe

Ekran importu danych z Ewida Standard do systemu Codenica ITSM + ITAM

Import z Ewida Standard umożliwia migrację danych z aplikacji desktopowej do systemu Codenica ITSM + ITAM. Zachowywane są relacje pomiędzy komputerami, użytkownikami, licencjami i dokumentami. Proces ten pozwala bezpiecznie przenieść całą ewidencję do wersji webowej.

Import danych z Ewida Audit

Ewida Audit to profesjonalne narzędzie do audytów IT i monitorowania komputerów pracowników. System umożliwia zbieranie szczegółowych danych o sprzęcie, oprogramowaniu, aktywności użytkowników oraz konfiguracji systemów. Codenica ITSM + ITAM obsługuje pełny import wyników audytów wykonanych w Ewida Audit, co pozwala połączyć precyzyjne dane skanera desktopowego z centralną ewidencją IT. Proces importu tworzy obiekty komputerów, aplikacji, urządzeń, użytkowników oraz odtwarza ich powiązania. Jest to rozwiązanie idealne dla firm audytorskich, które obsługują wielu klientów i potrzebują centralizacji danych. Import z Ewida Audit pozwala tworzyć raporty, przeglądać licencje i planować inwestycje IT w jednym miejscu. Dzięki integracji oba narzędzia mogą być wykorzystywane w jednym procesie audytowym - Ewida Audit jako narzędzie terenowe, a Codenica ITSM + ITAM jako system analityczny. To znacząco zwiększa efektywność pracy audytora i administratora IT.

W ustawieniach importu mamy także, tak jak w przypadku importu z Ewida Standard - dostępny checkbox, po zaznaczeniu którego wymusimy pełną synchronizację danych między Ewida Audit a Codenica ITSM + ITAM - bądźmy ostrożni (!) - zaznaczając tę opcję obiekty, których nie ma w pliku eksportu z Ewida Audit zostaną także usunięte z Codenica ITSM + ITAM.

Ewida Audit do wykonywania audytów wewnętrznych wymaga wieczystej licencji PREMIUM OPEN w cenie 1 800 zł netto. Do wykonywania audytów zewnętrznych wymagana jest jedna z dwóch licencji czasowych: AUDITOR ONE (1 miesiąc w cenie 1 200 zł netto) lub AUDITOR (12 miesięcy w cenie 2 500 zł netto).

Licencje można zamówić poprzez formularz zamówienia:
https://codenica.pl/order/

Oferta dla audytorów znajduje się pod adresem:
https://codenica.pl/audyt-it-audytor/

Link do pobrania Ewida Audit (instalator):
https://codenica.pl/download/eaudit-setup.exe

Ekran importu danych audytowych z Ewida Audit do systemu Codenica ITSM + ITAM

Import z Ewida Audit umożliwia połączenie szczegółowych wyników audytów IT z centralną ewidencją zasobów. System tworzy obiekty komputerów, oprogramowania i użytkowników oraz odtwarza ich wzajemne powiązania. Jest to rozwiązanie dedykowane audytom wewnętrznym i zewnętrznym.

Import użytkowników z Azure Entra ID

Integracja z Azure Entra ID umożliwia automatyczne pobieranie listy użytkowników do systemu Codenica ITSM + ITAM. Jest to niezwykle ważne w procesie zarządzania zasobami IT, ponieważ pozwala natychmiast przypisywać komputery, licencje i oprogramowanie do właściwych pracowników. Import z Entra ID gwarantuje, że ewidencja użytkowników jest aktualna, a zmiany kadrowe automatycznie odzwierciedlane są w systemie ITAM. Firmy korzystające z Microsoft 365 mogą dzięki temu zachować pełną spójność między strukturą organizacyjną a ewidencją zasobów IT. Jest to szczególnie istotne w średnich i dużych organizacjach, w których liczba pracowników i ich rola zmieniają się dynamicznie. Integracja eliminuje konieczność ręcznego wprowadzania pracowników, minimalizując ryzyko błędów oraz przyspieszając proces inwentaryzacji. Dzięki połączeniu struktur użytkowników z zasobami możliwe jest lepsze zarządzanie licencjami, sprzętem oraz bezpieczeństwem IT.

Konfiguracja połączenia OAuth2 z Azure Entra ID oraz nadawanie uprawnień do odczytu użytkowników

Konfiguracja połączenia OAuth2 z Azure Entra ID. Administrator nadaje wymagane uprawnienia do odczytu listy użytkowników oraz ich podstawowych danych. Jest to kluczowy etap umożliwiający bezpieczny import pracowników z Azure.

Integracja z Azure Entra ID - konfiguracja i import użytkowników

Import użytkowników z Azure Entra ID składa się z kilku etapów: konfiguracji bezpiecznego połączenia OAuth2, nadania wymaganych uprawnień w Entra ID oraz przypisania tej konfiguracji do użytkownika systemu Codenica ITSM + ITAM. Dopiero po wykonaniu tych kroków możliwe jest uruchomienie samego importu. Takie podejście zapewnia pełną kontrolę nad dostępem do danych kadrowych oraz spełnia wymagania bezpieczeństwa w średnich i dużych organizacjach.

Przypisanie skonfigurowanego połączenia Azure Entra ID do użytkownika systemu Codenica ITSM + ITAM

Proces przypisania skonfigurowanego połączenia Azure Entra ID do konkretnego użytkownika systemu Codenica ITSM + ITAM. Dzięki temu tylko wybrane osoby mogą wykonywać import użytkowników z Entra ID.

Ekran importu użytkowników z Azure Entra ID przy użyciu przypisanej konfiguracji OAuth2

Proces importu użytkowników z Azure Entra ID do systemu Codenica ITSM + ITAM. Import wykonywany jest przez użytkownika, do którego przypisana została wcześniej konfiguracja połączenia OAuth2. System pobiera aktualną listę pracowników wraz z podstawowymi danymi identyfikacyjnymi i tworzy lub aktualizuje rekordy użytkowników w ewidencji IT.

Podsumowanie

Codenica ITSM + ITAM oferuje rozbudowany i elastyczny system importu danych, który pozwala szybko zbudować kompletną ewidencję zasobów IT. Niezależnie od tego, czy dane pochodzą z plików, narzędzi audytowych, aplikacji desktopowych czy systemów katalogowych takich jak Azure Entra ID, cały proces jest spójny i kontrolowany. Import stanowi fundament dalszych działań ITAM i ITSM, takich jak audyty, zarządzanie licencjami, przypisania zasobów czy raportowanie. Dzięki temu organizacja może mieć pewność, że jej dane są aktualne, uporządkowane i gotowe do dalszej analizy.